Jenis-Jenis Surat Berisi Perintah Kerja.
Surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang paling efisien, efektif, ekonomis, dan praktis. Selain itu, surat juga berfungsi sebagai alat bukti tertulis, alat bukti historis, alat pengingat, duta organisasi, dan pedoman kerja.
Surat yang berhubungan dengan pekerjaan disebut surat dinas atau surat resmi. Surat ini umumnya berisi informasi, ketentuan, atau perintah kerja yang dapat dijadikan pedoman bagi karyawan pada suatu lembaga, instansi, atau perusahaan. Model surat yang berisi informasi kerja atau perintah kerja, antara lain surat perintah, surat edaran, memorandum, pengumuman, dan disposisi.
1. Surat Perintah
Surat perintah adalah surat yang berisi perintah dari pimpinan kepada bawahan yang berisi petunjuk yang harus dilakukannya. Surat perintah berlaku sementara dan berakhir setelah tugas yang diperintahkannya selesai dilaksanakan serta melaporkan hasil pekerjaan tersebut kepada pimpinan.
Surat perintah terdiri atas:
(1) kepala surat
(2) pembukaan
(3) isi surat perintah
(4) kaki surat/bagian akhir surat
2. Surat Edaran
Surat edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat/pegawai. Surat edaran ini berisi penjelasan mengenai sesuatu hal, misalnya kebijakan pimpinan, petunjuk mengenai tata cara pelaksanaan, atau peraturan perundang-undangan.
Ada dua macam bentuk dan sifat surat edaran, yaitu surat edaran umum dan surat edaran khusus. Surat edaran umum ditujukan kepada orang banyak atau umum. Surat edaran khusus ditujukan kepada orang- atau pejabat tertentu dan seperti surat dinas biasa.
Surat edaran terdiri atas unsur-unsur berikut.
(1) Kepala surat edaran bertuliskan nama perusahaan dan identitasnya.
(2) No, hal, lampiran, tanggal surat, dan alamat tujuan surat.
(3) Perkataan "Edaran" biasanya ditulis di tengah
(4) Isi surat edaran: Salam pembuka, isi surat, dan penutup surat
(5) Kaki surat: salam penutup serta nama penanggung jawab surat edaran.
3. Surat Pengumuman
Pengumuman berasal dari kata "umum", mendapat konfiks pe-an dan bunyi sengau ng. Kata dasar umum mempunyai arti seluruh atau orang banyak. Mengumumkan berarti memberitahukan atau memaklumkan. Pengumuman berarti pemberitahuan kepada orang banyak tentang sesuatu masalah, agar diketahui dan dilaksanakan oleh orang banyak yang berkepentingan. Berdasarkan sifat dan asalnya, pengumuman dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu seperti berikut.
- Pengumuman lisan, yaitu disampaikan secara oral komunikasi, penyampaiannya dapat melalui pesawat telepon atau pengeras suara (sound system).
- Pengumuman tertulis, yaitu pengumuman dalam bentuk tulisan, yang disampaikan melalui telegram, surat kawat, telex, surat kabar, majalah, papan pengumuman, dan lain-lain.
- Pengumuman dari instansi dan surat pengumuman bukan dari instansi.
Surat pengumuman merupakan surat yang berisi pemberitahuan tentang masalah yang perlu diketahui oleh siapa saja yang berkepentingan sesuai dengan pengumuman tersebut.
Surat Pengumuman dapat disebarkan dengan beberapa cara, di antaranya:
- menyebarkannya sebagai surat edaran,
- memasangnya di papan-papan pengumuman, dan
- memasangnya di koran-koran sebagai iklan.
4. Memo atau Memorandum
Memorandum adalah surat biasa ang digunakan untuk surat-menyurat secara intern dalam lingkungan kantor. Memo dibuat oleh atasan kepada bawahan atau antara pejabat yang setaraf. Isi memo singkat, sederhana, dan mudah agar cepat dipahami. Memo umumnya berisi peringatan, arahan, penerangan, perintah, pertanyaan, dan lain sebagainya.
Penulisan memo dapat ditik atau ditulis tangan. Isi memo umumnya tidak lebih dari 10 baris. Bagian-bagian memorandum meliputi sebagai berikut:
a. Ciri Bentuk
Terdiri atas dua bagian, yaitu kepala memo dan isi memo. Kepala memo berisi:
(1) pihak yang dituju
(2) pengirim memo
(3) perihal memo
(4) tanggal pengirim memo
(5) paraf dan nama pengirim
b. Ciri Isi
Isi memo disampaikan dengan bahasa singkat. Penulisan memo harus langsung menyampaikan pesan atau perintah dengan kalimat pendek dan tegas. Karena peredarannya yang terbatas, memo biasanya tidak mencantumkan identitas kantor.
Bacalah contoh memo berikut ini dan perhatikan ciri-cirinya!
Keterangan:
(1) kop surat memo
(2) tanggal surat memo
(3) judul memo
(4) alamat memo
(5) pengirim memo
(6) perihal pokok memo
(7) isi memo
(8) tanda tangan dan nama terang pengirim memo
5. Disposisi
Lembaran disposisi adalah lembaran kertas yang disediakan oleh agendaris untuk diisi oleh pimpinan tentang tindak lanjut surat yang masuk. Dengan kata lain, disposisi adalah catatan berupa saran /tanggapan/ instruksi setelah surat dibaca oleh pimpinan.
Sebagai contoh, suatu intitusi menerima surat penawaran barang oleh bagian administrasi. Surat itu diagendakan, lalu diberi lembar disposisi. Selanjutnya, pimpinan membuat disposisi. Isi disposisi bisa merupakan perintah untuk menolak penawaran tersebut atau memerintahkan staf yang bersangkutan untuk membalas surat yang isinya memesan barang-barang tersebut.
Disposisi dibedakan menjadi dua macam:
- disposisi langsung, yaitu disposisi yang langsung ditulis pada lembaran surat, dan
- disposisi tidak langsung, yaitu disposisi yang dituliskan pada lembaran tersendiri (lembaran disposisi).
